Zgody i RODO

Lokalizacja modułu

Do modułu dostaniesz się w sekcji Administracji > Zgody i RODO.

Do czego służą zgody

Zamiast papierowych rejestracji do klubu lub zgód, możesz utworzyć zgody elektroniczne na platformie. Możesz ustawić, dla kogo są przeznaczone i czy będą wymagane przy późniejszym logowaniu się członka do platformy. W każdej chwili możesz sprawdzić, kto udzielił zgody, kto nie, kiedy i adres IP. Masz wszystkie niezbędne informacje potrzebne o udzielonej zgodzie.

Zgoda na rejestrację członka

Główna zgoda klubu, którą należy udzielić, aby członek mógł w ogóle funkcjonować w klubie/platformie.

Jest to jedyna predefiniowana zgoda, którą można jedynie edytować. Jest ściśle związana z procesem pierwszego logowania się członka do platformy. Zalecamy jej wypełnienie i aktywowanie na samym początku korzystania z platformy. Jeśli aktywujesz ją w momencie, gdy masz już zalogowanych członków na platformie, nie będzie można od nich uzyskać zgody.

Własne zgody

W każdej chwili możesz utworzyć dowolne własne zgody. Możesz ustawić wszystkie parametry opisane poniżej. Taką zgodę można w każdej chwili aktywować i dezaktywować.

Utworzenie nowej zgody

• W prawym górnym rogu ekranu kliknij przycisk z ikoną „+“.

• Następnie wybierz nazwę i wewnętrzną nazwę zgody.

• Udostępnij zgodę jako tekst.

• W ustawieniach zgody możesz wybrać sekcję organizacyjną, dla której zgoda będzie przeznaczona. Jeśli nie wybierzesz sekcji organizacyjnej, będzie ona obowiązywać na całej platformie. Możesz uzyskać zgody np. tylko od członków, którzy należą do zespołów sekcji organizacyjnej piłki ręcznej. Dla każdej sekcji jest możliwe udostężnić różne zgody.

• Następnie możesz zaznaczyć pole "Wymagać zgody na dostęp do platformy", jeśli chcesz, aby zgoda była konieczna do funkcjonowania członka na twojej platformie. Jeśli nie zaznaczysz tego pola, członek będzie mógł wyrazić zgodę lub nie i będzie mógł dalej kontyuować.

  Wymagać dodatkowego potwierdzenia e-mailem – zaznacz, jeśli chcesz włączyć tzw. double-opt-in, czyli weryfikacyjne potwierdzenie zgody, które członek otrzyma e-mailem, aby potwierdzić, że to on faktycznie udziela zgody.

• Następnie możesz ustawić ważności zgody, przez jaki czas zgoda będzie obowiązywać.

• Następnie określ, kto będzie udzielać zgody:

  • członek lub odpowiedzialny przedstawiciel prawny

  • członek

  • odpowiedzialny przedstawiciel prawny

  • według wieku do zmiany danych – domyślnie ustawione na 16 lat

  • według wieku decyzyjnego – domyślnie ustawione na 19 lat

Tutaj można przeczytać, co oznaczają poszczególne kategorie wiekowe:

• Wymagaj wieku od-do: Ustaw zakres wieku członków, po którym zgoda będzie wymagana

• Ostatnią opcją jest zaznaczenie opcji Zezwalaj na cofnięcie zgody. Jeśli opcja ta zostanie zaznaczona, członek lub odpowiedzialny przedstawiciel będzie mógł w dowolnym momencie odwołać wcześniej udzieloną zgodę.

• Kliknij Zapisz, aby zapisać ustawioną zgodę.

Zarządzanie zgodami

• Porządkowanie zgód: Chwyć lewą krawędź wiersza zgody i przenieś go w żądane miejsce w tabeli. Kolejność zostanie również odzwierciedlona na liście zgód.

• Edytuj, usuń, szczegóły zgody: zgody mogą być edytowane lub usuwane w dowolnym momencie. Jeśli zgoda zostanie usunięta, zniknie wraz ze wszystkimi jej zapisami!

• Możesz kliknąć na zgodę, aby zobaczyć jej szczegóły z możliwością edycji. Jeśli edytujesz już aktywną zgodę, możesz zaznaczyć pole "Zapisz jako nową wersję zgody". Po zaznaczeniu opcji "Wymagaj od wszystkich" ponownego wyrażenia zgody na nowy tekst zgody, ponownie wybierzesz zgodę od wszystkich członków, którzy zgodzili się na poprzednią wersję.

• Wersje zgody i sposób ich zmiany można wyświetlić w zakładce "Wersje zgody" w szczegółach zgody.

• Na karcie Zgody członków można wyświetlić wszystkie wcześniej nieudzielone lub odwołane zgody wraz z ich brzmieniem i wszystkimi powiązanymi szczegółami, w tym datą wygaśnięcia zgody.

• Na liście zgód można łatwo aktywować/dezaktywować poszczególne zgody w kolumnie "Aktywne". Dezaktywowana zgoda natychmiast przestanie być wymagany od członków

Jeśli ustawienia danej zgody na to pozwalają, członek może w każdej chwili cofnąć wcześniej udzieloną zgodę w swoim profilu.

Uprawnienia i Dostęp

• Uprawnienia do zarządzania: Do zarządzania Zgodami i RODO wymagane jest uprawnienie do zapisu w module Zgody.

• Historia zmian: Użytkownicy z dostępem do modułu Log mogą wyświetlić historię wszystkich zmian dokonanych w dowolnym zapisie.