Nakładanie się sezonów/półroczy

Powoli zbliża się koniec bieżącego sezonu, wciąż masz dla członków wypisane treningi/zajęcia i potrzebujesz komunikować się z nimi w aktualnych drużynach, a jednocześnie potrzebujesz uruchomić zapisy na nowy sezon i sprawdzić, kto będzie kontynuował i w jakiej drużynie/grupie? A do tego zajmujesz się zapisami nowych zainteresowanych na nowy sezon?

Zapisy członków na kolejny sezon

Jeśli potrzebujesz w bieżącym sezonie sprawdzić, kto gdzie chce chodzić w przyszłym roku, idealny jest do tego moduł Zapisy. Ich wyświetlanie członkom nie jest bowiem – w odróżnieniu od wydarzeń – powiązane z sezonem. Dla każdej drużyny/kursu/grupy, które będziesz otwierać w nowym sezonie, utworzysz jeden zapis. 

Postępowanie

1. Ustawienia wstępne

• Zarządzanie > Ustawienia > Zapisy > Kategorie > + (nowa) > nazwa: Zapisy na kółka/kursy 20XY/20XY > zaznaczyć: Aktywna

Jeśli masz więcej miejsc albo podział według wieku itp., zalecamy utworzyć jeszcze Podkategorie (np. dzieci 3-5 lat, dzieci 6-8 lat, dzieci 9-11 lat, albo: Praga, Brno, Ostrawa). Uwaga – trzeba je również mieć aktywne.

2. Tworzenie Zapisów

• Zarządzanie > Zapisy > + 

• Dla każdego kółka/kursu utworzysz osobny zapis. 

• Dane ogólne: 

  • Przypiszesz zapis do kategorii Zapisy na kółka/kursy 20XY/20XY i ewentualnie do odpowiedniej podkategorii.

  • Nazwa będzie odpowiadać kółku/kursowi. Pozostałe możliwości ustawień wykorzystaj według potrzeby (zalecamy ustawić np. pojemność).

• Kroki zapisu:

  • Jeśli będziesz w ten sposób zapisywać tylko obecnych członków, pierwszy krok możesz zostawić bez zmian (imię, nazwisko i e-mail będą następnie wszyscy członkowie mieli wypełnione i faktycznie klikną tylko „Zapisz się”).

  • Jeśli przez Zapisy będziesz obsługiwać także nowych zainteresowanych (nie-członków), trzeba pierwszy krok zmodyfikować i dodać tam pola tak, abyś uzyskał wszystkie potrzebne informacje. 

  • Jeśli chcesz, aby zapisani od razu dostali podstawę do płatności, utworzysz drugi krok, do którego dodasz wcześniej utworzoną grupę płatności.

Zalety zapisywania członków i nie-członków przez Zapisy: przejrzystość dla zapisujących się, pojemność wspólna dla wszystkich (zapobieganie przekroczeniu limitu kółka/kursu), łatwa praca dla administratora, szybkie przekształcenie zewnętrznego zapisanego w członka i dodanie do odpowiedniego składu.

3. Informacja dla członków

• Zarządzanie > Zapisy > Więcej > Link do katalogu > Dla członków

• Na Ściance całej organizacji lub odpowiednich drużyn napiszesz nowy post, w którym poinformujesz członków o możliwości zapisania się na nowe półrocze/rok (= sezon) i do którego dołączysz też link. Członkowie znajdą katalog zapisów także w panelu członka na pasku po lewej pod ikoną bloku, ewentualnie w aplikacji mobilnej.

Zapisy nie-członków na kolejny sezon

Ze swoimi obecnymi członkami potrzebujesz jeszcze np. miesiąc funkcjonować w bieżącym sezonie, ale jednocześnie zgłaszają się już zainteresowani na nowy rok/półrocze (= sezon)? Wtedy EOS oferuje dwie możliwości.

1. Zapisy za pomocą Zapisów

• Wykorzystasz zapisy przygotowane dla członków (patrz wyżej)

Trzeba mieć w kategoriach/podkategoriach ustawioną Dostępność: publiczne + bezpośrednio w każdym zapisie mieć Dostępność - publiczność: Dostępne w katalogu - wraz z możliwością zapisania się

Do rozważenia: Za każdego zapisanego nie-członka odejmuje się w EOS 1 punkt = ok. 20 Kč.

• Zarządzanie > Zapisy > Więcej > Link do katalogu > Dla publiczności - ten link umieścisz na stronie internetowej, w mediach społecznościowych itp. 

• W jednym zapisie będą się więc zbierać zarówno Twoi obecni członkowie, jak i nowi zainteresowani, a pojemność jest pilnowana automatycznie.

Jest też możliwość wygenerowania dla każdego zapisu linku, który skieruje zainteresowanego od razu do niego. Jeśli masz na stronie wypisane kółka/kursy pojedynczo, każdy może mieć specjalny link do zapisania się. Uzyskasz go przez trzy kropki - Skopiuj link.

2. Zapisy za pomocą formularza rejestracyjnego

• Zarządzanie > Drużyny i ścianki > w aktywnym sezonie: wyłączysz aktualne drużyny z formularza rejestracyjnego

• W aktywnym sezonie utworzysz nowe drużyny oznaczone sezonem, którego dotyczą, a do nazwy dasz więcej informacji (np. o mieście i o terminie).

Przykład: Masz sezon 2025/2026 i potrzebujesz zapisywać na sezon 2026/2027.
W Drużyny i ścianki masz na górze aktywny sezon 2025/2026, a nowo utworzone drużyny w tym sezonie będą mieć nazwę: 2026/2027 Brno Kółko gimnastyczne dzieci 5-7 lat (PN 16:00-17:00)

• Te nowe drużyny opublikujesz w formularzu rejestracyjnym. Nowi zainteresowani wybierają wtedy już z kółek/kursów na nowy sezon.

Przy wykorzystaniu tego wariantu ważne jest, aby pamiętać, że administrator musi RĘCZNIE pilnować pojemności poszczególnych kółek/kursów (sumować obecnych członków + nowo zarejestrowanych) i w przypadku zapełnienia wyłączyć drużynę z formularza rejestracyjnego.

Dalsza praca dla udanego przejścia do nowego sezonu

1. Zapisy członków i nie-członków przez Zapisy

• W Zarządzanie > Ustawienia > Sezony > + założysz nowy sezon (ZOSTAWISZ GO NIEAKTYWNY)

• W Zarządzanie > Drużyny i ścianki > nowy sezon > + - utworzysz nowe drużyny

• Następnie trzeba dodać ludzi do składu.

  • Wszystkich zapisanych na nowy sezon masz w jednym miejscu, zawsze w konkretnym zapisie.

  • Z zewnętrznych zainteresowanych zrobisz po prostu przez trzy kropki członka (Przekształć w członka) i wyślesz mu zaproszenie. 

  • Zaznaczając wszystkich członków w zapisie > Akcje > Dodaj do składu dodasz ich masowo do drużyn utworzonych w nowym sezonie.

• Ostatnim krokiem jest – w momencie, gdy w pierwotnym sezonie nic już nie potrzebujesz załatwiać – aktywować nowy sezon.

2. Zapisy członków przez Zapisy, a nie-członków przez formularz rejestracyjny

• Członków z zapisów dodasz do składu nowych drużyn (do których zapisują się już nowi zainteresowani przez formularz rejestracyjny). Zaznaczysz ich wszystkich > Akcje > Dodaj do składu. Zalecam dodawać ich na bieżąco ze względu na pilnowanie pojemności!

• Nowo zarejestrowani zostaną do tej drużyny dodani automatycznie.

WAŻNE: Trzeba pilnować pojemności konkretnej drużyny (kółka, kursu) w sekcji
Zarządzanie > Drużyny i ścianki > kolumna ČC (= członkowie łącznie). W przypadku zapełnienia liczby konieczne jest daną drużynę wyłączyć zarówno w zapisach dla członków, jak i z formularza rejestracyjnego dla użytkowników zewnętrznych.

• Ostatnim krokiem jest – w momencie, gdy w pierwotnym sezonie nic już nie potrzebujesz załatwiać – aktywować nowy sezon.

Wskazówki:

Zapisy są zawsze prostsze w zarządzaniu pojemnością. Zalecamy je jako rozwiązanie podstawowe.

Bieżące dodawanie do składów zapobiegnie przekroczeniu pojemności przy podejściu łączonym.

Nowy sezon aktywuj dopiero wtedy, gdy naprawdę go potrzebujesz. Do tego czasu zostaw działający sezon bieżący.