Aby uzyskać dostęp do modułu, przejdź do części Zarządzanie > Zapisy.
Ten moduł możesz łatwo wykorzystać do zapisów kogokolwiek na cokolwiek. Jeżeli organizujesz np. półkolonie, w których mogą uczestniczyć zarówno członkowie platformy (organizacji), jak i osoby z zewnątrz, to właśnie Zapisy są tym właściwym narzędziem. Możesz ich jednak użyć również wyłącznie dla swoich wewnętrznych członków.
Liczba zgłoszeń nie jest ograniczona, podobnie jak liczba kroków i pól w poszczególnych formularzach. Możesz również określić, czy dane zgłoszenie jest dostępne wyłącznie dla twoich członków, tylko dla publiczności, czy zarówno dla członków, jak i publiczności. Umieszczenie linku dla publiczności zależy wyłącznie od ciebie – może być np. na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych.
Zapisy można podzielić na różne kategorie (np. półkolonie, warsztaty, seminaria itp.). Kategorie można tworzyć w sekcji Zarządzanie.
Kategorie zapisów
Możesz podzielić zapisy na poszczególne kategorie i podkategorie, dzięki którym można stworzyć przejrzysty przewodnik po twoich zapisach dla uczestników.
Kliknij przycisk “+“.
W oknie dialogowym wpisz nazwę nowego Zapisu.
Jeśli wcześniej utworzyłeś kategorie, wybierz odpowiednią.
Wybierz sezon/okres, jeśli używasz.
Wpisz pojemność dla danego wydarzenia.
Wybierz Dostępność – czy i jak Zapis ma być przeznaczony dla członków/publiczności:
niedostępne – nie będzie widoczne nigdzie
katalog z możliwością zapisania się – zainteresowani znajdą ten Zapis w katalogu i będą mogli się zapisać:
członkowie: Sekcja członkowska > Katalog zapisów
publiczność w publicznym katalogu, do którego platforma wygeneruje link
katalog bez możliwości zapisania się – zainteresowani zobaczą wydarzenie ze wszystkimi szczegółami, ale nie będą mogli się zapisać
niedostępne w katalogu – zapisanie się tylko przez link – formularz nie będzie widoczny w katalogach, a aby się zapisać, trzeba będzie wysłać zainteresowanym link do niego
Kliknij Zapisz.
Po utworzeniu wydarzenia zobaczysz je na liście razem z innymi ewentualnymi wydarzeniami.
Wymaga działania – pokazuje liczbę uczestników, wobec których wymagane jest jakieś działanie z twojej strony.
Dostępne punkty– pokazuje liczbę dostępnych punktów, które możesz użyć do zapisania zewnętrznych uczestników.
Cena za zapisanych – system punktowy
Moduł Zapisy jest dostępny dla wszystkich organizacji w ramach standardowej licencji. Rejestracja członków jest również za darmo. Rejestracja uczestników zewnętrznych (publiczności) jest płaconą funkcją za pośrednictwem punktów.
Do tych dwóch miejsc możesz także przejść za pomocą przycisku Więcej.
Funkcja Wyszukaj możesz wyszukać dowolne wydarzenia według nazwy.
Przyciskiem Zaawansowane filtrowanie możesz filtrować zapisy według wybranych kryteriów:
Aktywne zapis - Wyświetl tylko te zapisy i wydarzenia, które są aktywne. Lub te, które aktywne nie są.
Data zakończenia - koniec – wyświetl zapisy według daty zakończenia. Możesz określić zakres dat i przefiltrować np. wszystkie zapisy kończące się w tym miesiącu. Ten filtr pozwala ustawiać jedynie zakres dat zakończenia, jeśli potrzebujesz również filtrować według daty rozpoczęcia, użyj filtra "Data rozpoczęcia". Te dwa filtry można łączyć.
Data rozpoczęcia - początek – wyświetl zapisy według daty rozpoczęcia. Możesz określić zakres początkowej daty i przefiltrować np. wszystkie zapisy zaczynające się w tym miesiącu. Ten filtr pozwala ustawić zakres daty rozpoczęcia, jeśli potrzebujesz filtrować także według końca, użyj filtra "Data zakończenia". Oba filtry mogą być łączone.
Data zapisów – do – wyświetl zapisy według daty końca zapisów. Możesz określić zakres dat i przefiltrować np. wszystkie zapisy, których zapisy kończą się w tym miesiącu. Ten filtr pozwala ustawiać tylko zakres końca zapisów, jeśli potrzebujesz filtrować także według ich początku, użyj filtra "Data zapisów – od". Oba filtry mogą być łączone.
Data zapisów – od – wyświetl zapisy według daty rozpoczęcia zapisów. Możesz określić początkowy zakres zapisów i przefiltrować np. wszystkie zgłoszenia, na które zapisy zaczynają się w tym miesiącu. Ten filtr pozwala ustawiać tylko początek zapisów, jeśli potrzebujesz filtrować również według końca, użyj filtra "Data zapisów – do". Oba filtry mogą być łączone.
Data utworzenia – filtruj zapisy według daty ich utworzenia. Możesz ustawić zakres dwóch dat lub tylko jedną z nich.
Dostępność dla członków – filtruj zapisy według tego, czy są one widoczne w katalogu dla członków lub czy członkowie mogą się na nie zapisywać.
Dostępność dla uczestników zewnętrznych – filtruj zapisy według tego, czy są widoczne w publicznym katalogu lub czy uczestnicy zewnętrzni mogą się na nie zapisywać.
Pojemność – filtruj zapisy według ich pojemności – zarówno głównej, jak i pojemności dla rezerwowych.
Kategoria – Wyświetl tylko te zapisy, które należą do określonej kategorii. Platforma pozwala na tworzenie własnych kategorii w Ustawieniach.
Miejsce – Filtruj zapisy według miejsca ich realizacji. Możesz wybierać spośród miejsc, które są zapisane w module Miejsca na platformie.
Ostatnia zmiana – filtruj zapisy według daty ostatniej zmiany. Możesz ustawić zakres dwóch dat lub tylko jedną z nich.
Zapisy – wyświetl tylko te zapisy, na które można się zapisać w tej chwili.
Tagi – filtruj według przypisanych tagów. Możesz łączyć przypisane i wykluczone tagi, aby wyświetlić np. tylko te wpisy, które mają przypisany tag A, ale jednocześnie nie mają przypisanego tagu B.
Przyciskiem Wyświetlane kolumny możesz dostosować kolumny i ustawić własny widok tabeli.
Klikając na przycisk z lornetką możesz pracować z ekranami– zapisać przefiltrowany ekran do przyszłego użycia lub zarządzać wcześniej zapisanymi ekranami.
W poszczególnych kolumnach widzisz przejrzyście podstawowe informacje o każdym zapisie, np. liczba uczestników według stanu, stan zgłoszeń i terminy lub dostępność dla członków czy publiczności. Wyświetlane kolumny możesz dostosować według własnych potrzeb.
Przełącznikiem w kolumnie Stan możesz łatwo dezaktywować cały zapis – przestanie być widoczne dla wszystkich.
Przełącznikiem Zapisy możesz (na przykład czasowo) wyłączyć możliwość zapisania się – zgłoszenie będzie widoczne zgodnie z ustawieniami, ale nie będzie możliwości się na nie zapisać.
Ikonka notatniku możesz dodać lub wyświetlić wewnętrzną notatkę.
Aby utworzyć poszczególne kroki i formularze oraz dokonać innych ustawień, przejdź do szczegółów i edycji.
Ustawienia zapisu i tworzenie kroków
Po utworzeniu Zapisu należy ustawić szczegóły i stworzyć poszczególne kroki, które będą wypełniane przez zainteresowanych uczestników.
Jak zatwierdzać uczestników lub jak z nimi dalej pracować, dowiesz się w osobnym artykule.
Praca z uczestnikami zapisu
Do Zapisu mogą się zapisać zarówno członkowie, jak i osoby z zewnątrz. Masz możliwość zatwierdzania lub odrzucania poszczególnych kroków, filtrowania uczestników i dalszej pracy z nimi, np. utworzenia z nich stałych członków.
Cena za zapisanych – system punktowy
Moduł Zapisy jest dostępny dla wszystkich organizacji w ramach standardowej licencji. Rejestracja członków jest również za darmo. Rejestracja uczestników zewnętrznych (publiczności) jest płaconą funkcją za pośrednictwem punktów.
Do założenia wniosku wymagane jest uprawnienie do modułu Zapisy.
