Eksport do Systemu informacyjnego ČUS

Skrócona instrukcja

1. Przygotuj listę członków i sprawdź dane, które są przenoszone do IS ČUS.

2. Odfiltruj członków, których chcesz wyeksportować z EOS do IS ČUS, i wykonaj eksport danych.

3. Sprawdź wyeksportowane dane oraz uzupełnij lub popraw wybrane informacje.

4. Otwórz IS ČUS i wykonaj import danych.

Instrukcja krok po kroku

Poniżej znajdziesz szczegółowe kroki i wskazówki, jak wykonać eksport z EOS, ale też jak zrobić import do IS ČUS.

Zanim zaczniesz eksport

• Przygotuj listę członków, których będziesz chcieć zaimportować do IS ČUS. Nie muszą to być wszyscy członkowie, których ewidencjonujesz w swojej bazie. Zalecamy oznaczyć tagiem wszystkich członków – czyli zarówno sportowców, jak i trenerów, których ewidencjonujesz w IS ČUS. Tagi możesz w Zarządzanie > Członkowie przypisać zbiorczo, a potem według nich filtrować do eksportu.

• Sprawdź dane u wszystkich członków, które są przenoszone do IS ČUS, aby uniknąć błędów przy imporcie i walidacji w IS ČUS. Sprawdź zwłaszcza pozycje oznaczone na liście pól poniżej jako obowiązkowe.

Jeśli stwierdzisz, że potrzebujesz uzupełnić/zaktualizować niektóre dane, a ich nie znasz, możesz poprosić o nie aktywnych członków ręcznie. Tę opcję znajdziesz w Zarządzanie > Członkowie > szczegóły członka albo jako akcję zbiorczą w Członkach. Członek po zalogowaniu do platformy/aplikacji będzie musiał przejść przez kompletną kontrolę danych.

EOS umożliwia także bezpośredni import bazy IS ČUS. Dzięki temu do członków w EOS zostaną dowiązane dane, które w platformie nie są ewidencjonowane (typowo ID systemu ČUS), i przy eksporcie do IS ČUS zostaną następnie użyte. Docelowo jednak EOS dąży do tego, abyś miał w platformie komplet danych potrzebnych do importu do IS ČUS, a więc aby import zewnętrznej bazy i dowiązywanie pozostałych danych nie były potrzebne.

Eksport danych z EOS

• Wybierz członków, których chcesz wyeksportować. Jeśli nie będziesz eksportować wszystkich, wyboru możesz dokonać za pomocą filtrów na ustawiony tag. Zwłaszcza jeśli Twoja organizacja ma więcej sekcji, trzeba dla każdej sekcji wykonać osobny eksport i następnie zaimportować go w IS ČUS do odpowiedniej sekcji.

  

  Taki zastosowany filtr (widok) możesz zapisać do następnego użycia.

• Kliknij przycisk eksportu w module Członkowie i wybierz Typ eksportu ČUS oraz Format eksportu CSV.

Kontrola i poprawa danych

• Otwórz wyeksportowany plik (np. w aplikacji Excel lub Numbers).

  

  Przy otwieraniu możesz dostać do wyboru, czy chcesz wykonać konwersję danych – wybierz Nie konwertuj.

• Sprawdź, czy wszyscy obywatele CZ mają podany Numer PESEL (rodné číslo) oraz czy wszyscy cudzoziemcy mają Datę urodzenia i Adres zamieszkania. Ewentualne błędy popraw w EOS i wykonaj eksport ponownie.

• Sprawdź, czy sportowcy i trenerzy są prawidłowo oznaczeni flagą, wraz z datą „Od”.

• Sprawdź Rolę członka. Brakujące uzupełnij, błędne popraw.

• Jeśli wprowadziłeś jakieś poprawki, zapisz zmiany.

Import do IS ČUS

Import nie dogrywa członków, ale importowany plik zastępuje całą bazę członkowską. Importem do IS ČUS wszystkie pierwotne dane zostaną więc usunięte i wstawione zostaną tylko te, które uda się zaimportować. Zdecydowanie zalecamy, abyś najpierw wyeksportował bazę członków z IS ČUS do pliku jako kopię zapasową.

Komunikacja danych w IS ČUS (eksport i import) odbywa się zawsze osobno dla każdej sekcji (sportu). Organizacje (zwykle kluby), które mają więcej sekcji/sportów, muszą więc wykonać eksport z EOS osobno dla każdej z nich, a potem osobno zaimportować je do poszczególnych sekcji.

Przegląd kolumn do importu – dane obowiązkowe

• Jméno – imię

• Příjmení – nazwisko

• Rodné číslo – format numeru bez ukośnika, nieobowiązkowe dla cudzoziemców

• Občan čr – 1 = obywatel CZ, 0 = cudzoziemiec *1)

• Datum narození – format DD.MM.RRRR, obowiązkowe dla cudzoziemców

• Pohlaví – Z = kobieta, M = mężczyzna

• Role – 3 = Pozostali; 2 = Aktywny sportowiec; 1 = Aktywny sportowiec w zawodach *2) (nie jest przenoszone z EOS – trzeba uzupełnić ręcznie w CSV)

• ID systému – NEUPRAVOVAT – Wewnętrzne ID systemu ČUS, u nowych członków się nie podaje – uzupełni je IS ČUS *4)

Przegląd kolumn do importu – dane nieobowiązkowe

• Město – nazwa miasta / gminy

• Městská část – dzielnica

• Ulice – nazwa ulicy

• Čp – numer domu

• Čo – Numer orientacyjny

• Psč – kod pocztowy

• Telefon – telefon do członka lub jego opiekuna

• Email – adres e-mail członka lub jego opiekuna

• Sportovec od – data, od której osoba jest ewidencjonowana jako sportowiec *3) (EOS ustawi datę wypełnioną w polu „Członkiem od”)

• Sportovec četnost – liczba treningów tygodniowo (nie jest przenoszone z EOS – trzeba uzupełnić ręcznie w CSV)

• Je trenér – czy osoba fizyczna jest trenerem? 1 = TAK, 0 = NIE (EOS ustawi 1, jeśli wypełnione jest pole „Administrator drużyny od”)

• Je rozhodčí - czy osoba fizyczna jest sędzią? 1 = TAK, 0 = NIE (nie jest przenoszone z EOS – trzeba uzupełnić ręcznie w CSV)

• Trenér od – data, od której osoba fizyczna jest ewidencjonowana jako trener *3) (EOS ustawi datę wypełnioną w polu „Administrator drużyny od”)

• Trenér četnost – liczba prowadzonych treningów tygodniowo (nie jest przenoszone z EOS – trzeba uzupełnić ręcznie w CSV)

• ID člena ve svazu – wewnętrzny numer związku, jeśli jest przydzielony

• Štítky oddílu – wewnętrzne tagi sekcji

• Poznámka – dowolna notatka

Jeśli do uzupełnienia potrzebujesz również szczegółowego przeglądu obecności lub wydarzeń, możesz je łatwo wyeksportować w Zarządzanie > Wydarzenia > Więcej > Eksport.

Uwagi:

1) Do IS ČUS przenoszona jest tylko informacja, czy osoba jest obywatelem CZ, czy cudzoziemcem. Narodowość cudzoziemców nie jest importowana do IS ČUS, możesz ją następnie poprawić ręcznie bezpośrednio w IS ČUS.

2) Definicja „Roli” dla „Aktywny sportowiec w zawodach” jest w przypadku ČUS inna niż definicja NSA i nie ma żadnego związku z naborem dotacyjnym NSA.

3) Pola „Członkiem od” i „Administrator drużyny od” w szczegółach członka – wypełnione musi być tylko jedno, czyli „Członkiem od” dla sportowców albo „Administrator drużyny od” dla trenerów.

4) Wewnętrzne ID pochodzące z IS ČUS zgodnie z instrukcją do IS ČUS nie powinno być zmieniane. Testami zweryfikowano, że jeśli importowany jest członek, który już w IS ČUS istnieje, to import przebiega pomyślnie także wtedy, gdy pole „ID systému – NEUPRAVOVAT” nie będzie wypełnione.

Ogólne zasady dla CSV

• Jeśli otwierasz plik np. w aplikacji Excel, nie pozwalaj na wykonywanie żadnych konwersji danych.

• Nie zmieniaj w żaden sposób struktury dokumentu, czyli formatu komórek, nagłówka ani kolejności kolumn. Zmiana szerokości kolumny nie przeszkadza.

• Kodowanie tekstu to UTF-8. Przy zapisywaniu pliku wybierz CSV w wariancie UTF-8, jeśli program Ci to zaproponuje.