Postępując krok po kroku według poniższych punktów, oszczędzisz sobie mnóstwo problemów już na samym początku. W razie pytań zawsze możesz zwrócić się do swojego przedstawiciela EOS lub skorzystać z pomocy dostępnej pod adresem [email protected].
Platformę przeszliśmy już razem, a teraz czas pobawić się własną wersją próbną. Masz na to 30 dni, a do ostrej wersji platformy możemy ci w niej potem zachować wszystkie utworzone dane.
Jeśli chcesz jeszcze przejrzeć Platformę EOS lub pokazać ją kolegom, skorzystaj z tego wideo:
Na początek trzeba będzie ustawić uprawnienia dla kolejnych członków, dodać rachunek bankowy i połączyć go z bankowością, ustawić platformę tak, aby odpowiadała twoim potrzebom.
Pierwsze kroki w konfiguracji platformy
Instrukcje podstawowej konfiguracji Platformy EOS – jeśli właśnie ją nabyłeś lub potrzebujesz odświeżyć sobie możliwości podstawowej konfiguracji.
Kolejnych członków, którzy będą testować platformę, możesz utworzyć ręcznie. Do utworzenia bazy członków najefektywniej jest później wykorzystać import masowy. Drugą możliwością jest pozwolić członkom zarejestrować się przez internetowy formularz rejestracyjny twojej platformy.
Import członków
Masowy import członków jest jednym z pierwszych kroków po zakupie platformy EOS. Jest jednak przydatny również później, gdy potrzebujesz łatwo dodać więcej członków do bazy danych jednocześnie.
Rejestracja członka online
Za pomocą formularza rejestracyjnego online członkowie organizacji mogą zarejestrować się na platformie.
Trzeba też zapoznać z EOS trenerów, którzy potem pomogą przedstawić platformę członkom i rodzicom.
Jak przeprowadzić onboarding trenerów
Trenerzy są sercem każdego klubu – a jednocześnie kluczem do tego, aby EOS naprawdę przyjął się w klubie. Gdy trener korzysta z platformy, w naturalny sposób zaczynają jej używać także rodzice i członkowie z jego kategorii. Ten artykuł podsumowuje sprawdzone praktyki klubów, które onboarding trenerów mają już za sobą. Jest przeznaczony zarówno dla administratorów, którzy przygotowują wdrożenie, jak i dla samych trenerów. Przynosimy wskazówki z praktyki organizacji, które z powodzeniem wdrożyły EOS.
Drużyny to de facto grupy członków i ich prowadzących, podzielone tak, jak potrzebujesz z nimi funkcjonować – wysyłać im wiadomości, tworzyć dla nich wydarzenia, rozsyłać im masowo płatności.
Utworzenie drużyny/ścianki i ich przegląd
Dzięki drużynom możesz podzielić swoich członków na poszczególne grupy.
Tworzenie składu drużyny
Utwórz skład poszczególnych drużyn – przypisz do drużyn zarówno zwykłych członków, jak i sztab, czyli administratorów drużyny, którzy mają następnie na ściance drużyny w Panelu członka więcej uprawnień.
Zanim zaprosisz członków do platformy, możesz przygotować im kalendarze – utworzyć wydarzenia cykliczne, e-zapisy na imprezy albo choćby powołania/zaproszenia.
Ogólne wydarzenia
Ogólne wydarzenie jest jednym z czterech rodzajów wydarzeń, które można utworzyć w platformie EOS. Można przy nich ustawić regularne powtarzanie. Wydarzenie może być przeznaczone dla poszczególnych drużyn/grup, wybranych grup w drużynie albo dla całego klubu. Można przy nim śledzić statystyki obecności. Po utworzeniu i aktywacji wydarzenie od razu wyświetli się członkom, dla których jest przeznaczone.
E-zapisy
E-zapis to jeden z czterech rodzajów wydarzeń, które można utworzyć na platformie EOS. Typowe zastosowanie to obozy, kempingi lub seminaria.
Powołania/Zaproszenia
Powołania (w wersji platformy przeznaczonej poza sportem nazywane Zaproszeniami) to jeden z czterech rodzaji wydarzeń, które można tworzyć w platformie. Są szczególnie przydatne, gdy chcesz zaprosić na dane wydarzenie konkretne osoby z całej organizacji.
Organizacja wydarzeń
Organizacja wydarzeń to jeden z czterech rodzaji wydarzeń, które można utworzyć na platformie EOS. Sprawdza się, gdy planujesz jakieś wydarzenie i potrzebujesz wsparcia ze strony członków – np. do pomocy przy organizacji – oraz chcesz ich za to ewentualnnie wynagrodzić.
Możesz też od razu utworzyć dla członków płatności, choćby masowo właśnie za pomocą zdefiniowanych drużyn – składki członkowskie, płatność za jakąś imprezę itp. Zalecamy najpierw utworzyć płatności jako nieaktywne, aby członkom jeszcze nie rozesłały się powiadomienia.
Płatności
Platforma EOS umożliwia utworzenie reguł płatności dla członków, rejestrowanie wszystkich płatności przychodzących, generowanie potwierddzeń, tworzenie raportów i eksportów. Wszystko to z połączeniem z bankowością internetową w celu automatycznego dopasowywania płatności z konta.
Jeśli będziesz przez platformę EOS zbierać zgody, trzeba je przygotować z wyprzedzeniem. Ustaw i aktywuj zgodę Rejestracja członka (długoterminowa zgoda na rejestrację do organizacji wynikająca ze statutu). Możesz też utworzyć dowolne kolejne zgody, choćby na przetwarzanie danych osobowych.
Zdecydowaliście się przejść do ostrej wersji i wkrótce zaprosicie masowo do EOS członków i rodziców. Załatwimy wspólnie umowę i przeniesiemy platformę na twoją domenę (np. czlonek.twojadomena.pl). Wystarczy do tego ustawić rekord DNS w twojej domenie, konkretnie tak:
typ rekordu: CNAME
nazwa (hostname): czlonek/klub/eos/cokolwiek
TTL: 1800
wartość: gw.eosclub.zone
To jeden z najważniejszych punktów. Zamierzasz zaprosić do platformy członków i/lub ich opiekunów. Najgorsza droga to rozesłać im bez uprzedzenia zaproszenia i zakładać, że chętnie i bez problemów się zarejestrują. Umów się z nimi na spotkanie albo przynajmniej wyjaśnij im swój zamiar rozpoczęcia korzystania z EOS w wiadomości e-mail. Podziel się z nimi szczegółowymi, prostymi instrukcjami. Szablon przygotowaliśmy dla ciebie:
Jak przeprowadzić onboarding rodziców
Rodzice są końcowymi użytkownikami EOS – to właśnie oni dostają informacje o treningach, płatnościach i wydarzeniach. Ich adopcja ściśle wiąże się jednak z tym, jak z EOS korzystają trenerzy. Kluby, które mają jasny sposób na zaangażowanie rodziców, zgłaszają wyraźnie lepsze wyniki. Ten artykuł podsumowuje sprawdzone praktyki klubów, które onboarding rodziców mają już za sobą. Jest przeznaczony zarówno dla administratorów, jak i dla trenerów, którzy pomagają rodzicom na starcie. Przynosimy wskazówki z praktyki organizacji, które z powodzeniem wdrożyły EOS.
Rozpoczęcie pracy w Platformie EOS - instrukcje dla członków/opiekunów/rodziców
Ten artykuł zawiera szablony, które można udostępniać członkom i/lub ich opiekunom/rodzicom. Są to wskazówki, jak rozpocząć korzystanie z Platformy EOS. Możesz dowolnie modyfikować szablon, aby dostosować go do swoich potrzeb. Skutecznym sposobem jest opublikowanie jako artykułu na swojej stronie internetowej lub udostępnienie w inny dogodny dla siebie sposób.
No i jest! Akcją masową w module Członkowie możesz już wszystkim rozesłać zaproszenia, przez które utworzą sobie konta użytkownika.
Baza danych członków
Baza danych wszystkich Twoich członków wraz z ich ewentualnymi opiekunami – aktywnych i nieaktywnych. Dostępne jest w niej wyszukiwanie, zaawansowane filtrowanie, import i najróżniejsze eksporty.
Być może zdecydowałeś się nie importować członków masowo, ale pozwolić im zarejestrować się samodzielnie przez internetowy formularz rejestracyjny. Ten sposób ma w porównaniu z importem dwa kroki więcej – członkowie muszą aktywnie zarejestrować się przez formularz, a ty musisz zatwierdzać nowe rejestracje. Potem członkom przyjdzie zaproszenie do platformy i dalszy sposób postępowania jest już identyczny.
Poinformuj członków, że dostęp do EOS jest osobisty i trzeba się z nim obchodzić równie ostrożnie jak choćby z bankowością internetową. Każdy powinien mieć silne hasło, nikomu go nie podawać i nie używać tego samego hasła co gdzie indziej. Jeśli ktoś podejrzewa, że do jego konta dostał się ktoś inny, powinien natychmiast zmienić hasło i poinformować twoją organizację. Wszystko, co zostanie wykonane na koncie, traktowane jest bowiem jako działanie danego użytkownika. Ochrona danych dostępowych to podstawowy krok do ochrony danych osobowych wszystkich członków.
Częstym problemem jest to, że opiekun (rodzic) rejestruje się w twojej platformie jako członek (dziecko). Jak rozwiązać tę sytuację, przeczytasz w osobnych artykułach:
Rozwiązywanie problemów: opiekun powinien pomóc w dokończeniu rejestracji
Czy członek lub jego opiekun zgłasza, że nie może dokończyć rejestracji? Nie może się zalogować?
Rozwiązywanie problemów: Dostęp członka vs. opiekun/rodzic
Platforma rozróżnia dostępy członków i ich opiekunów/rodziców. Jest również łatwo rozwiązywać sytuacje, gdy przedstawiciel jest jednocześnie członkiem lub ma w klubie więcej dzieci. Jak prawidłowo pracować z dostępami członka i przedstawiciela?
Jeśli członków lub ich opiekunów interesuje kwestia wrażliwości danych, konkretnie kto ma dostęp do ich dokumentów badań lekarskich, możesz odesłać ich do tego artykułu.
W dowolnej chwili w trakcie wersji próbnej lub korzystania z platformy możesz odezwać się do swojego przedstawiciela EOS, ewentualnie napisać do wsparcia na [email protected].
Artykuły dotyczące poszczególnych obszarów wsparcia, a także sprytnego EOSbota, który również we wszystkim doradzi, znajdziesz w bazie EOS Help.
